Déposer un document

Si vos droits d'accès le permettent, l'icône située dans la barre d'action de droite permet l'ouverture de l'interface de dépôt d'un document.
Vous pouvez également déclencher l'ouverture de l'interface de dépôt en glissant déposant des fichiers dans la liste des documents.
Si vous vous trouvez dans un dossier non soumis à une nomenclature, Sofya charge le document en arrière plan tout en vous permettant de continuer votre navigation. Une interface vous permet de suivre l'avancement du chargement.

Lors du dépôt de fichiers dans un dossier nomenclaturé une boîte de dialogue dédiée vous permettra de saisir les informations nécéssaires. Vous y retrouverez :

• Un formulaire dédié à la saisie de la codification
• Un indicateur de l'avancée du chargement des fichiers sur la plateforme
• Si demandé, une interface de saisie des métadonnées associées aux documents
• Une interface de choix des validations
• Une interface de choix des diffusions

Saisie de la codification

Codification

Sur Sofya Docs, les valeurs correspondant au champs de la codification doivent être saisies indépendemment les unes des autres. Un document est donc composé d'une chaîne de valeurs de codification et d'un nom. Ce système permet ensuite de trier et/ou filtrer la liste de documents sur une valeur spécifique de la codification.
L'application extrait la codification des noms. Si le nom du fichier que vous déposez contient des éléments de codification, ceux-ci sont automatiquement sortis du nom pour préremplir les champs correspondant.

Nom

Le nom du document apparaîtra dans la grille. Il regroupera et préfixera également toutes les extensions et pièces jointes du document.

Attention

Le nom d'un document ne peut pas contenir les suites de caractères suivantes :
CON, PRN, AUX, NUL, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4 LPT5, LPT6, LPT7, LPT8, LPT9
Ni les caractères spéciaux suivants :
\\, /, :, *, ?, ", <, >, |, ni deux espaces à la suite.

Formats

Un document peut contenir plusieurs fichiers de formats différents. Cela signifie par exemple qu'un plan .dwg et qu'un export .pdf de ce plan peuvent être regroupés au sein du même document. Lors du dépôt de document, si vous saissez la même nomenclature et le même nom à deux documents de formats différents la plateforme le détectera et ceux-ci deviendront alors deux extensions d'un même document.

Pièces jointes

Un document peut également contenir plusieurs pièces jointes. Ces pièces jointes seront disponibles au téléchargement au sein de l'onglet propriétés du document.
Les pièces jointes portent automatiquement le nom du document. Il est possible de leur attribuer un suffixe optionnel pour les différencier facilement.

Saisie des métadonnées

Si des canevas ont été configurés par l'administrateur du projet, des métadonnées peuvent-être associées à un document en fonction de sa codification. Une interface de saisie de ces métadonnées vous sera alors proposé.

Choix des validations / diffusions

Une fois la codification et les fichiers validés, vous pouvez accéder à l'interface de saisie des validations.
En fonction du paramétrage de la nomenclature, certaines validations seront présélectionnées par défaut. En complément, vous pouvez ajouter et/ou enlever la demande de visa des validations, tant que celles-ci ont été paramétrées comme sélectionnables/désélectionnables par l'administrateur du projet.
Dans le cas ou un circuit de diffusions papier a été mis en place sur le dossier, une interface récapitulant les demandes de diffusions déclenchées par le dépôt appraît également.